Gestiona tus tareas

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Seguramente tenemos una gran lista de cosas por hacer. El trabajo, la casa, los chicos, los trámites y mas…

¿A quien no se le olvidó algo importante? 

En el mejor de los casos las tenemos escritas en algún papel y en el peor, escritas pero en la cabeza ocupando espacio y dando vueltas continuamente. En cualquier caso siempre tenemos miles de cosas por hacer y muchas veces vamos haciéndolas según surgen sin ningún tipo de criterio.

Como dice el dicho:

“El que mucho abarca, poco aprieta”

 

¡Ya no mas! desde hoy mismo quiero que tengas como referencia la matriz de Eisenhower

¿ Y que es? 

El uso de esta sencilla matriz, consta de un total de cuatro cuadrantes,  que garantizan una mayor productividad a largo plazo. Si sigues el método de Eisenhower, primero realizarás aquellas tareas que son importantes y urgentes, y luego le dedicarás tiempo a aquellos proyectos que son importantes, pero menos urgentes. Con respecto a las tareas catalogadas como menos importantes, la matriz Eisenhower señala que estas deberán delegarse o incluso podrían llegar a descartarse. 

 

Estos son los cuatro cuadrantes que componen la matriz:

  • Importante y urgente – HACER: estas tareas tienen la prioridad más alta, por lo tanto debemos completarlas inmediatamente. De lo contrario, no podremos alcanzar los objetivos fijados o cumplir con lo que debíamos hacer.
  • Importante, pero no urgente – PROGRAMAR: estas tareas debemos realizarlas para que sean cumplidas claro está.  Sin embargo, es posible posponer el momento en el que se llevarán a cabo (que no sea por mucho tiempo tampoco).
  • Urgente, pero no importante – DELEGAR: estas tareas deben completarse a tiempo. Como su  importancia es menor,  Eisenhower recomienda en lo posible delegar estas tareas en otra persona.
  • Ni importante ni urgente – ELIMINAR: Son las tareas que se encuentran al final de la lista de prioridades, porque NO son relevantes o porque su importancia, para el logro de los objetivos marcados, es menor y, en consecuencia, no necesitan completarse con especial urgencia. Si disponés de poco tiempo, podes descartarlas.

 

Ahora bien, ¿y como puedo distinguir

una tarea importante de una urgente?.

 
 

Sencillo,  las tareas urgentes no pueden evitarse y requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes requieren una mayor planificación y contribuyen a los objetivos de largo plazo. Por ejemplo, responder llamadas telefónicas de un cliente importante es urgente mientras que estar al tanto de las últimas investigaciones en tu campo es importante.

¿Cuáles son los beneficios que logro haciéndola?

  • Incrementar tu productividad
  • Mayor eficiencia y eficacia en la gestión de tus tareas.
  • Lograr los objetivos en tiempo y forma.
  • Organizar el trabajo de mejor manera.
  • Una mayor concentración en lo que realmente es prioritario.
  • Poder administrar una crisis.
  • Mas Disciplina y Control.
  • Visión de las cosas que debés hacer para poder planificar a futuro.

Hacelo Práctico

 

La Matriz de Eisenhower puede convertirse fácilmente en un gráfico de Trello. Crear una lista para cada cuadrante, así como para las tareas en la «cola» – esperando a ser ordenadas.

Aca te voy a compartir un video de un ejemplo de como podés utilizar Trello para organizar todas tus tareas.

Antes que nada, te dejo el enlace a la página de Trello.

No tengas miedo a la toma de decisiones

 

Eisenhower Matrix es un marco visual que podes usar con las herramientas de productividad como Trello o Clickup, para mantener todo tu dia, semana, o mes lo mas organizado posible. Es una manera fácil de agrupar tareas en cuatro niveles prioritarios, uno de los cuales (No importante / No urgente) lo eliminamos de inmediato, por lo que en realidad solo hay tres categorías de tareas en las que debes concentrarte.

Todo lo que necesitas hacer es dedicarle un rato de tu tiempo a analizar tus tareas pendientes u objetivos y clasificarlos en actividades que puedas completar dentro de ciertos plazos. A través de este método, tus habilidades de priorización y delegación serán de primer nivel.

¡Te lo aseguro!

Descarga la plantilla de la matriz de Eisenhower

 

Si no te animas con Trello, también podés hacerla con Excel o Google Sheet.

Como habrás podido comprobar, la matriz de prioridades de Eisenhower es una gran opción para organizar tus tareas de forma más eficiente. ¡Ahora sólo te queda probarla!. Te invito a que descargues una plantilla:

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